印刷企业内部控制问题及优化措施

原材料价格不断升高、人力成本逐步增加使得印刷行业的竞争加剧。为了能够在激励的行业竞争中占有一席之地,印刷企业必须高度重视注重企业内部的管理。优化企业内部控制,不仅可以提升企业内部管理水平,也能降低企业成本。然而,当前在不少印刷企业开展内部控制时遇到了一些问题,只有根据问题采取针对性方式优化,才能更好促进印刷企业的发展。

一、内部控制及其必要性

内部控制主要指的是企业为了实现自身经营目标,确保企业经营活动的高效而优化内部管理和控制的措施[1]。目前,不论是印刷行业还是企业内部,都应充分认识到内部控制对于企业管理的意义所在。特别是印刷行业时效性强、更新换代快、产品多样化等特点,更要求做好内部管理。加强和优化企业内部控制有利于实现风险控制与目标实现的平衡,可以规范对员工的管理,保证企业有效开展经营管理,实现企业的可持续发展。

二、印刷企业内部控制过程中遇到的问题

经济社会的快速发展带动了印刷行业的增长,与此同时提升了内部管理的难度。如何进一步改进和优化企业的内部控制是企业管理过程中需要把控的重要方面。只有针对性地找到印刷企业内部控制过程中存在的问题,才能精准施策,着力解决。

(一)内部控制意识不高、理念落后

部分印刷企业对内部控制认识不够重视、不够全面。一些企业的领导者、内部员工综合素质不强,内部控制观念不够甚至存在偏差,使得内部控制落实力度达不到预期甚至失灵,难以保证内部控制的顺利开展,影响了企业的整体管理水平。比如,一些企业的内部控制工作交给财务部门跟进,使得内部控制独立于业务工作开展之外,缺乏与日常经营管理活动的衔接;还有一些企业认为内部控制工作的开展主要是为了对付政府的监督;甚至部分员工认为内部控制只是管理层的事情,与自身关系不大,缺少参与与投入意识,没有主动性。诸如此类现象的存在会加大企业的经营风险,影响企业的长足发展。

(二)内部控制制度不完善

当前,由于规模小、不规范或者重视程度不够,不少印刷企业内部控制制度还不够健全,制度建设工作的开展相对滞后,难以发挥内部控制对企业发展的应有作用,可能会影响企业的经营效益和质量。这种现象最具体化的表现就是内控制度缺少或虽存在内部控制制度但执行不到位,致使业务管理工作较为凌乱[2]。比如,随着市场需求增加,不少印刷企业从书刊印刷扩展到了包装装潢等方面,组织规模日益扩大,但内部控制制度尚需明确;在印刷企业生产过程中,因为内部控制制度缺少或者执行不到位,致使权责难分、人员岗位不科学设置,影响后续生产流程和监督工作;还有部分企业没有专门的部门开展内部控制工作,导致内控工作难以开展,效果不足,缺少监督。

(三)内部控制信息化建设力度不够

信息化时代要求企业的内部控制紧跟时代要求。但是在不少印刷企业内部并未及时完善信息化系统,没有认识到信息化系统在内部控制工作中的重要性,无法第一时间发现管理过程中存在的疏漏,给工作推进留下隐患,造成管理效率低下。比如,部分企业内部采购、资金分配等未能做到分工明确、全流程跟踪,致使出现不良后果时部门间还相互推卸责任。还有部分企业的信息化系统缺少更新换代,已经无法满足企业的运行需要,阻碍了企业的进一步发展。

(四)企业内部监督机制不够健全

部分企业的内部监督工作缺少机制,监管环节不完善、不合理,监管范围有局限,监督活动流于形式,监督、检查、评估效果难以达到理想要求。比如,有些印刷企业没有设立独立的监督部门,其他部门人员兼职,出现机构设置不合理、权责不清晰的情况;有些印刷企业虽然设立了内部监督部门,但是缺乏独立性,加上权限问题,致使作用有限、内部监督力度薄弱;还有一些印刷企业监督范围仅限于业务活动,对物料采购等难以实现有效监管,不能做到全程把控。这些导致企业的内部监督出现形式主义,无法发挥作用。

三、优化印刷企业内部控制的措施

印刷企业若要持续赢得市场竞争,需要积极提升企业自身经营管理水平的有效性。正是由于内部控制对于印刷企业作用不容小觑,加上上文提到的目前印刷企业内部控制方面尚待解决的问题,因而对印刷企业的内部控制措施进行优化显得势在必行。基于上文分析,促进印刷企业内部控制落到实处主要可以从以下几个方面开展:

(一)提升内部控制意识,更新观念

在印刷企业内部,管理者影响内部控制工作的方向,员工影响内部控制工作的实施。因而,企业要明确内部控制对于企业的关键作用,管理者要提升对内部控制工作的重视程度,通过内部网站、召开会议、考评机制等方式加强内部控制重要性和必要性宣讲,并发挥典型带头作用,使得每个部门都树立内部控制的意识,并且内化于心、外化于行;还要在员工中开展专业知识和技能的培训,提高员工责任意识、积极性和执行力,通过上下一致、齐心协力保证内部控制流程落到实处,并且结合企业实际积极培育企业内部控制文化,营造控制环境。

(二)健全内部控制制度

印刷企业要根据行业发展现状、企业自身实际及经营需要建立健全企业内部控制制度。以书面制度的方式明确内部控制工作流程和细则,实现工作的规范化、操作化、公开性[3]。既给各项工作的开展提供指引,又能促进企业内部控制工作的连续性开展。还需建立相应的权责制度及考核制度,以制度的约束促进内部控制的实现。积极完善内部控制执行情况奖惩制度,定期开展评价公示,并与考核结果挂钩,提升企业员工内部控制工作参与积极性,充分发挥舆论监督作用。通过制度的建设加强目标管理和成本控制,注重结果管理,实现内部控制制度有效落地,进一步提升企业经济成效。

(三)加强企业内部信息化建设

信息化社会、企业的管理要求需要印刷企业加快信息化系统建设步伐。印刷企业要根据自身需要从市场中引入适合企业的信息化内部控制系统,设立控制的关键点,并根据发展目标、操作流程加以调整完善,并做到系统的及时更新,使得信息化过程贯穿企业内部控制的始终,防止人为因素带来的不准确。与此同时,要明确管理系统的操作规范、管理制度等,加强专业操作人员的培养和管理,增强对活动在不同部门和层面的控制,充分做好系统的日常使用和维护,最大限度发挥信息化系统的功用[4]。

(四)着力发挥内部监督的作用

强化企业内部监督是提升企业内部管理的有效手段,也是建立健全现代企业制度的客观要求。印刷企业需要结合企业发展情况调整组织机构设置,增强监管部门独立性和权威,不断提升其在企业内部的地位,完善监管机构,实现监管实效。监管部门人员要牢牢把握企业内部各项工作经营管理状况,掌握工作所需财务知识,有效开展对企业的内部评价和监督。要逐步扩宽企业内部监管范畴,转变覆盖面小的情况,贯穿到企业的不同层面和部门,贯穿到企业各项经营活动之中,有效开展事前审查、事中把控、事后评价等工作。还要落实岗位责任制和岗位追责制,对各部门、各岗位内部控制工作的开展不畅顺的,及时调整和追责,加大对某些违法犯罪行为的打击力度,促进成本控制工作实效。

四、结束语

内部控制是企业加强自身管理的重要措施和工具。本文通过对印刷企业内部控制存在的实际问题进行分析探究,尝试从促进印刷企业发展的角度提出优化企业内部控制、实现高效管理的方法和建议,旨在促进和优化内部控制建设,提升竞争实力,更好地为印刷企业发展保驾护航。

点击: 添加时间: 2019-08-06 20:21

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